Paiements, remboursements et cautions
Cette annexe complète les CGS lorsque l'Association utilise une fonction d'encaissement, de remboursement, de caisse ou de caution.
Rôle de Hoxa
Hoxa permet de configurer, initier et suivre techniquement des opérations réalisées auprès de prestataires tels que HelloAsso, Lydia, Square ou SumUp. Selon le module, une opération peut aussi être enregistrée comme payée en espèces.
Hoxa n'est ni une banque ni un prestataire de services de paiement. Les fonds électroniques sont encaissés sur le compte de l'Association auprès du prestataire choisi et ne transitent pas par les comptes de Hoxa. Une saisie en espèces dans Hoxa constitue seulement un enregistrement comptable ou opérationnel : Hoxa ne reçoit ni ne vérifie les espèces.
Compte de paiement et configuration
L'Association conclut directement le contrat requis avec chaque prestataire, satisfait à ses contrôles d'identité, fournit des coordonnées exactes et maintient son compte actif. Elle supporte les frais, réserves, délais de versement et autres conditions du prestataire.
Elle sélectionne le bon compte bénéficiaire, protège ses accès et vérifie la configuration avant toute mise en vente. Hoxa n'est pas responsable du blocage ou du retard de fonds décidé par le prestataire, d'un compte non validé, d'un solde insuffisant ou d'une erreur de coordonnées imputable à l'Association.
Statut des opérations
Les statuts affichés par Hoxa reposent sur les informations reçues du prestataire ou saisies par un utilisateur autorisé. Une interruption, un délai de notification ou une erreur de saisie peut créer un écart temporaire.
L'Association rapproche régulièrement les opérations Hoxa avec les relevés du prestataire, son compte bancaire et sa caisse. En cas d'écart, le relevé du prestataire ou la preuve matérielle de l'encaissement détermine le mouvement financier effectif ; l'Association signale rapidement l'anomalie à Hoxa.
Remboursements et annulations
L'Association décide seule si un remboursement est dû, sous réserve de la loi, de ses propres conditions de vente et de ses engagements. Elle vérifie l'identité du bénéficiaire, le montant, le moyen de paiement et la disponibilité des fonds.
Hoxa peut transmettre une demande de remboursement au prestataire et en suivre le résultat. Une demande peut rester en attente, échouer ou ne pas être prise en charge automatiquement. Dans ce cas, l'Association effectue elle-même le remboursement par un moyen approprié, informe le bénéficiaire et conserve la preuve. La suppression d'un billet, d'une adhésion ou d'une commande dans Hoxa ne prouve pas à elle seule que les fonds ont été restitués.
Les remboursements, impayés et contestations postérieurs à l'encaissement n'annulent pas la commission Hoxa conformément à l'article 8 des CGS.
Contestations, fraude et impayés
L'Association assume la relation avec le payeur, répond aux demandes de preuve et supporte les rétrofacturations, impayés, remboursements et frais appliqués par le prestataire, sauf lorsqu'ils résultent directement d'une faute prouvée de Hoxa.
Les contrôles proposés par Hoxa ne constituent ni une garantie contre la fraude ni une assurance. L'Association signale sans délai toute opération suspecte et suit les procédures de son prestataire.
Cautions
Lorsqu'une fonction de caution est proposée, le prestataire de paiement peut enregistrer un moyen de paiement ou autoriser une opération destinée à être débitée ultérieurement. Hoxa ne conserve pas les données complètes de carte bancaire.
Avant tout débit, l'Association doit avoir clairement informé la personne concernée des conditions de la caution, de son montant maximal, de sa durée, des faits permettant sa mobilisation et des modalités de contestation. Elle décide et justifie seule le débit, en respecte la proportionnalité et conserve les preuves du dommage ou du manquement.
La disponibilité et la durée de validité du moyen de paiement dépendent du prestataire. Une caution expirée ou un débit refusé ne constitue pas une garantie de paiement de Hoxa. Tout remboursement ou litige lié à la mobilisation de la caution relève de l'Association, sous réserve du bon fonctionnement technique imputable à Hoxa.
Sécurité
L'Association ne saisit jamais de numéro complet de carte, cryptogramme ou autre donnée d'authentification dans un champ libre, un formulaire Hoxa ou un message. Elle utilise exclusivement l'interface sécurisée du prestataire et informe immédiatement Hoxa et celui-ci en cas de compromission suspectée.
Indisponibilité
L'Association prévoit un mode opératoire de secours pour les ventes sur place. Hoxa ne garantit pas qu'un paiement, un remboursement ou un débit de caution sera accepté par le prestataire et ne répond pas d'une indisponibilité exclusivement imputable à celui-ci, au réseau ou au matériel de l'Association.