Organisateurs et membres autorisés
Version en vigueur au : 13/08/2026
Le présent document complète les CGU – Socle commun et définit les conditions spécifiques applicables aux dirigeants, membres, bénévoles, salariés et autres personnes autorisées par une Association à utiliser les outils d'administration de Hoxa (« Organisateurs »).
Il complète également les Conditions Générales de Services conclues entre Hoxa et l'Association. En cas de contradiction concernant la relation commerciale entre Hoxa et l'Association, les Conditions Générales de Services et les éventuelles conditions particulières prévalent.
Autorisation d'agir pour l'Association
L'Organisateur garantit être autorisé par l'Association à accéder aux fonctionnalités qui lui sont attribuées. La personne qui souscrit le Service ou accepte les Conditions Générales de Services au nom de l'Association garantit disposer du pouvoir nécessaire pour l'engager.
L'Association doit maintenir à jour la liste de ses membres, leurs rôles et leurs permissions. Les droits accordés doivent être limités aux besoins de chaque personne.
Sécurité des comptes et passation
Chaque Organisateur doit utiliser son propre compte. Le partage d'un mot de passe ou d'une session est interdit. Toute compromission, départ d'un membre ou modification de fonction doit donner lieu sans délai à la révocation ou à l'adaptation de ses accès.
Lors d'un changement de bureau, l'ancien responsable ne doit pas transmettre ses identifiants. L'Association doit inviter les nouveaux responsables dans leurs propres comptes, leur attribuer les droits appropriés et supprimer les accès devenus inutiles.
En cas de conflit interne sur la représentation de l'Association, Hoxa peut limiter temporairement les opérations sensibles et demander des justificatifs objectifs, tels que les statuts, un procès-verbal d'assemblée générale ou un document émanant du représentant légal. Hoxa ne tranche pas les conflits associatifs au fond.
Configuration et vérification des opérations
L'Association est responsable de la configuration de ses événements, boutiques, adhésions, tarifs, stocks, jauges, formulaires, collectes de documents, plannings, transports, moyens de paiement, notifications et droits d'accès.
Avant toute publication, l'Organisateur doit vérifier notamment les dates, prix, taxes éventuelles, quantités, capacités, conditions d'accès, coordonnées de contact et paramètres de remboursement. Il doit tester les parcours présentant un risque particulier et conserver une solution de secours adaptée lorsque l'accès au réseau est indispensable sur place.
Les journaux d'activité de Hoxa peuvent aider à retracer une opération, sans remplacer les contrôles internes, la comptabilité ou les obligations de l'Association.
Obligations envers les Participants
L'Association est responsable des offres qu'elle publie et des contrats conclus avec les Participants. Elle doit notamment :
- s'identifier clairement comme organisatrice, prestataire ou vendeuse ;
- fournir avant la commande les caractéristiques essentielles, le prix total, les restrictions et les conditions applicables ;
- publier ses propres conditions de vente lorsque son activité l'exige ;
- informer les Participants de l'existence ou de l'absence d'un droit de rétractation ;
- traiter les annulations, réclamations, garanties, retours et remboursements ;
- désigner et mentionner un médiateur de la consommation lorsqu'elle contracte avec des consommateurs et que la réglementation l'exige ;
- respecter les règles fiscales, comptables, statutaires et sectorielles applicables à son activité.
L'Association ne doit pas présenter Hoxa comme l'organisateur, le vendeur ou le débiteur d'un remboursement lorsqu'il ne l'est pas.
Paiements et remboursements
L'Association choisit et configure les moyens de paiement disponibles, notamment HelloAsso, Lydia, Square ou SumUp. Elle doit disposer d'un compte valide auprès du prestataire concerné, satisfaire à ses contrôles d'identité et renseigner des coordonnées exactes.
Hoxa peut faciliter la création, le rapprochement, l'annulation ou le remboursement technique d'une transaction. L'Association reste responsable de la décision commerciale, du montant, de la disponibilité des fonds, de la relation avec le payeur et du respect des conditions du prestataire.
Une action indiquée comme « remboursée » dans Hoxa doit être rapprochée de l'opération effectivement exécutée par le prestataire ou par l'Association. Lorsque le remboursement automatique n'est pas disponible, l'Association doit l'effectuer par le moyen approprié et en conserver la preuve.
Contenus, communications et liens
L'Association garantit la licéité, l'exactitude et la mise à jour des textes, images, marques, produits, messages, liens et autres Contenus qu'elle diffuse. Elle doit disposer des droits nécessaires et respecter les droits de propriété intellectuelle, le droit à l'image, les règles publicitaires et les droits des consommateurs.
Les notifications ne doivent être adressées qu'aux destinataires légitimes, avec un contenu pertinent et proportionné. Le Service ne doit pas être utilisé pour du démarchage illicite, du harcèlement ou l'envoi massif de messages non sollicités.
Le module d'import de liens peut proposer une organisation à partir du contenu public d'une page. L'Organisateur doit contrôler le résultat avant publication et ne doit pas transmettre volontairement de contenu confidentiel ou de données personnelles inutiles à l'analyse.
Données personnelles et confidentialité
Pour les données des Participants qu'elle collecte au moyen de Hoxa, l'Association agit généralement comme responsable de traitement et Hoxa comme sous-traitant. L'Association doit notamment :
- déterminer une finalité et une base légale appropriées ;
- limiter les données et documents demandés à ce qui est nécessaire ;
- informer les personnes au moment de la collecte ;
- définir et appliquer des durées de conservation ;
- attribuer les accès selon le besoin d'en connaître ;
- traiter les demandes d'exercice de droits et les incidents ;
- conclure avec Hoxa les stipulations requises par l'article 28 du RGPD.
Les données accessibles dans Hoxa sont confidentielles. Elles ne doivent pas être extraites ou utilisées à des fins personnelles, politiques, discriminatoires, commerciales ou étrangères aux missions de l'Association.
Les exports, feuilles Google Sheets et pièces jointes reçues par e-mail quittent l'environnement applicatif de Hoxa. L'Association devient responsable de leur partage, de leur accès, de leur stockage et de leur suppression dans les outils qu'elle choisit.
Données sensibles et documents
L'Association ne doit demander une pièce d'identité, un certificat médical, une information de santé ou toute autre donnée sensible que si cette collecte est nécessaire, proportionnée et fondée juridiquement. Elle doit prévoir une information spécifique, restreindre les destinataires et mettre en place une conservation sécurisée.
Les fichiers transmis au moyen du module de collecte sont envoyés par e-mail à l'Association et ne sont pas stockés durablement par Hoxa. À compter de leur réception, l'Association est responsable de leur sécurité, de leur classement et de leur suppression.
Événements, bar et transports
L'Association demeure seule responsable de l'organisation matérielle de ses activités, notamment des autorisations, assurances, jauges, règles de sécurité, contrôles d'identité et d'âge, accessibilité, encadrement et relations avec les lieux ou transporteurs.
L'utilisation d'un module Hoxa ne dispense jamais des contrôles physiques ou obligations réglementaires. En particulier, la vente ou l'offre d'alcool aux mineurs est interdite et doit faire l'objet d'un contrôle approprié par l'Association.
Les informations de scan, de pointage, de planning ou de liste de passagers constituent une aide technique. Les décisions opérationnelles sur place appartiennent aux responsables de l'Association et aux prestataires concernés.
Suspension d'un Organisateur
Hoxa peut suspendre les droits d'un Organisateur en cas de risque de sécurité, de fraude vraisemblable, de violation grave, d'accès non autorisé ou à la demande d'un représentant habilité de l'Association.
Sauf urgence ou risque immédiat, Hoxa communique le motif de la mesure et permet à l'Association de régulariser la situation ou de présenter ses observations. Lorsque cela est suffisant, la suspension est limitée au compte, au rôle ou à la fonctionnalité concernée.
La suspension ou la résiliation de l'accès global de l'Association relève par ailleurs des Conditions Générales de Services.